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如何进行Microsoft 365文件的共享与协作

发布时间:2021-12-29 14: 55: 19

品牌型号:联想GeekPro 2020

系统: Windows 10 64位专业版

软件版本: Microsoft 365

Microsoft 365,可以帮助我们更安全地与他人一起共享文件、实时编辑,并可通过网页端、移动端和桌面端与其他人共同协作。共享功能可通过设置密码、编辑权限、到期日期等方式提高安全性,接下来,一起来看看怎么使用共享功能吧。

一、共享功能

以Microsoft Word为例,在完成Microsoft 365的账户登陆后,单击右上角的“共享”按钮,即可启用功能。

共享功能
图1:共享功能

共享功能可将文档上传到OneDrive中共享,或者是启动Outlook将文档添加为附件发送给共享人。

如果是希望上传到OneDrive中共享,如图2所示,单击OneDrive账号;如果是希望启动Outlook将文档添加为附件,单击底部“转而附加副本”中的Word文档或PDF图标。

共享方式
图2:共享方式

二、共享设置

接下来,我们以共享到OneDrive为例进行操作。

1. 设置链接权限,单击“拥有链接的人员都可编辑”字样,更改链接权限。

发送设置
图3:发送设置

2. 在链接设置中指定使用链接的用户,可设置为拥有链接的任何人或特定用户。

3. 在链接设置的其他设置中,设置是否允许编辑、到期日期与密码,如果涉及机密文件,建议设置密码。

链接设置
图4:链接设置

4. 返回发送链接页面,输入发送人员的邮箱账号,输入邮箱时可启用Outlook通讯录,自动搜索人员信息。除了设置发送人员外,也可以使用“复制链接”功能,将链接发送给特定人员。

接收人设置
图5:接收人设置

三、打开共享链接

如果是通过邮箱发送共享链接的话,接收者会收到如图6所示的邮件信息,只需单击底部的“Open”按钮,即可使用网页版Office打开文档,进行共享编辑。

如果是通过链接发送的话,只需把链接键入浏览器即可在线打开文档,共享编辑。

分享的链接
图6:分享的链接

四、小结

以上就是关于Microsoft 365文件共享功能的介绍。Microsoft 365共享功能让小组间的共享协作变得更加简单,除了共享编辑外,也可利用审阅功能,进行文档内容的评论与沟通,实现更有效率的协作方式。

作者:泽洋

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